Whole Post

BE SMART WITH SMART WORKING

Negli ultimi sei mesi “smart-working” è stata una delle parole più abusate. Abbiamo spesso abusato del significato originale e abbiamo usato “smart-working” invece del più generico “home-working”.

In quasi tutti i paesi del mondo siamo stati costretti dalla pandemia a lavorare da casa, in condizioni difficili, con apparecchiature domestiche, in un ambiente complesso e non professionale, spesso senza linee guida chiare ed efficienti da parte della nostra azienda, a volte con scarso supporto da parte dei nostri manager disorientati che hanno dovuto fare i conti con un evento straordinario, non previsto in nessun piano di continuità aziendale. 

Lo Smart-Working è molto più di questo!

Negli ultimi mesi ho pensato molto a una buona soluzione e ho lavorato molto con un team di amici multidisciplinari per definire alcune linee guida e progetti strutturati che potessero essere adattabili per la maggior parte delle organizzazioni (private e pubbliche) in Italia.

Nel team molti di noi hanno avuto la fortuna di lavorare in grandi multinazionali dove lo smart-working era già una cosa perseguita da un paio di decenni e lavoriamo ancora in questo modo come professionisti.

E dalle nostre esperienze abbiamo potuto trarre alcuni spunti da cui partire, da personalizzare rispetto alle caratteristiche delle diverse Organizzazioni.

Condividerò con voi alcuni di questi suggerimenti, per permettervi di costruire su di essi il vostro “modello SmartWorking” e/o per ottenere il vostro supporto/feedback per il nostro ambizioso Progetto.

Prima di tutto, iniziamo con la “nostra” definizione.

A nostro avviso lavorare da casa in modo non strutturato e non definito non è smart-working.

La parola “smart” implica intrinsecamente un concetto di conciliazione vita-lavoro, e implica una fitta e ben definita rete di processi i cui obiettivi e KPI, attività e relative responsabilità sono chiaramente definiti, in un ambiente dove fiducia e leadership sono fondamentali.

Oltre a questo, abbiamo definito che SmartWorking è una sapiente miscela di Persone e Processi che utilizzano Strumenti e Metodi definiti e regolamentati, in conformità con Regolamenti e Standard internazionali, progettati o perfezionati per essere utilizzati in un luogo strutturato e sicuro (fuori dal azienda).

Non è qualcosa che può nascere in una notte, ma può essere costruito passo dopo passo seguendo un piano chiaro, mirato e ben organizzato, e può dare grandi benefici all’Azienda e ai Dipendenti, a parte le emergenze.

PERSONE E PROCESSI

Tutte le persone in un’organizzazione sono potenzialmente interessate dallo SmartWorking, dall’imprenditore ai manager, a tutti i dipendenti.

Smart Working significa sfidare i tradizionali vincoli legati al luogo e al tempo, lasciando le persone più autonome nel definire come lavorare a fronte di una maggiore responsabilità per i risultati. Autonomia, ma anche flessibilità, empowerment, valorizzazione dei talenti e fiducia diventano i principi cardine di questo nuovo approccio.

Non dover recarsi presso la sede della Società ha ovviamente un impatto positivo sull’impronta ambientale e conferisce all’azienda un apprezzamento ecologico e sostenibile, oltre a una significativa riduzione dei costi di viaggio.

Per i Dipendenti i vantaggi di impostare lo “SmartWorking” sono:

• Un certo livello di flessibilità nell’orario di lavoro (adattamenti giornalieri e settimanali)
• Un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
• Una certa autonomia nell’organizzazione del lavoro

Ma per mettere in pratica tutte queste semplici parole, dovrebbe essere messo in atto un processo globale di apprendimento e miglioramento della comunità imprenditoriale.

STRUMENTI E METODI

Tutti i dettagli relativamente a Strumenti/Attrezzature da utilizzare devono essere definiti e condivisi consapevolmente: PC / Workstation, software specifici, backup, antivirus e firewall, stampanti e altri dispositivi,

LAN e connessioni, VPN e autenticazione, sicurezza, disponibilità, criteri di continuità,

Strategie cloud, strumenti web e supporto tecnico …

Nulla deve essere lasciato al caso o alla libera decisione dei singoli!

Gli strumenti di gestione collaborativa e visiva sono elementi chiave per un’implementazione efficace ed efficiente di SmartWorking.

REGOLAMENTI E STANDARD

Mettere in atto uno SmartWorking serio implica molti vincoli dati dai Regolamenti e potrebbe essere in qualche modo diverso da Paese a Paese.

Dobbiamo considerare tra questi:

• Gestione e sicurezza delle informazioni e dei dati (principalmente ISO 27001 e 27017)
• Sicurezza e protezione per le persone, ben addestrate per lavorare in diverse situazioni e condizioni (principalmente ISO 45001)
• Sicurezza per i luoghi
• Regole e contratti tra la Società e i suoi dipendenti
• Piano/verifica di capacità/saturazione di tutti gli accessi da postazioni remote

Nel nostro progetto SmartWorking abbiamo pensato di “utilizzare” un pivot-player al fine di raccogliere le migliori situazioni “disponibili” sullo SmartWorking, per condividere esperienze tra aziende delle stesse dimensioni / business, per migliorare quelle esperienze di volta in volta e per sviluppare una sorta di intelligenza collettiva e sociale sulla pratica SmartWorking.

Questa potrebbe essere anche una grande opportunità per mettere in luce le eccellenze della nostra regione, per accrescere e premiare la loro visibilità ed eventualmente per promuovere alcuni gemellaggi con altri Paesi europei, dando così un vantaggio estremo al nostro territorio con una mentalità aperta all’apprendimento.

Nel nostro progetto gli StakeHolder principali sono i Lavoratori, sono sempre le Persone che fanno la differenza!

E queste persone, nella nostra visione, richiedono formazione, accompagnamento sul lavoro, luoghi di lavoro sicuri, guida e leadership da parte del management aziendale e una buona “dose” di Project Management.

Richiedere il miglior ambiente di lavoro possibile, e non solo fisicamente e/o tecnologicamente ma anche emotivamente parlando.

In perfetta sintonia con i Lavoratori, dobbiamo poi definire e riassestare i Processi di base: in particolare quelli che si occupano di Decisioni, Gestione dei Dati e Miglioramento Continuo, oltre a quelli relativi al piano di Business Continuity, aggiungendo ad ogni processo elementi specifici che potrebbe aiutarli a lavorare sia online che offline.

Un grande miglioramento delle soft skills è lo spunto per l’intero processo di SmartWorking (come Paolo Colombbo ha chiaramente descritto QUI).

Infine per monitorare l’implementazione di SmartWorking dobbiamo impostare alcune Metriche (KPI) e misurarne costantemente il valore, riferendoci continuamente ai nostri obiettivi, in modo da reindirizzare sempre il timone verso l’eccellenza!

CLAUDIA MIANI

Innovation & Management Advisor

TAG:

#SmartWorking # smart-working #smart # home-working #not_only_working_from_home

#People #HR #Workers #SmartWorkingProjects #SmartWorkingProcess #excellence # PEOPLE & PROCESSES

#KPI #metriche #processi #progetti # STRUMENTI E METODI #REGOLAMENTI #NORME # STANDARD #pandemia

Per la versione inglese:

https://trendsandmanagement.com/be-smart-with-smartworking/

Il Project Management Liquido (parte prima)

Il filosofo Z. Baumann definiva l’epoca attuale “modernità liquida” caratterizzata dal fatto che nulla ha più confini nitidi e definiti una volta per tutte.  Sostiene inoltre che “… il cambiamento è l’unica cosa permanente e che l’incertezza è l’unica certezza”.

Nel recente passato la velocità del cambiamento industriale e sociale è stata determinata dai tempi di esecuzione e dai risultati dei progetti di innovazione. Oggi il paradigma si è invertito, sono i progetti di innovazione che vengono pesantemente condizionati dal contesto che cambia molto più velocemente della loro velocità di esecuzione.

In questo scenario così profondamente mutato, le metodologie di Project management sono ancora in grado di assicurare una gestione efficiente ed efficace dei progetti?

La domanda non ha una risposta né semplice né univoca; come spesso capita nel mondo del Project management la risposta più appropriata ad ogni domanda è “dipende” …

Dipenderà dalla sua capacità di attualizzarsi spogliandosi dei suoi dogmi, delle sue liturgie preconfezionate e delle sue mode per tornare a mettere al centro la sua anima originale che, a mio modo di vedere, è la gestione efficiente ed efficace delle eccezioni. 

Il Project Management è una sorta di assicurazione che le organizzazioni contraggono per garantirsi la miglior probabilità di raggiungere un obiettivo definito in un contesto vincolato. E’ per questo fine che è necessario definire un obiettivo, fare una pianificazione, gestire rischi e opportunità e monitorare l’esecuzione, in quanto questi sono elementi necessari per essere in grado di gestire le deviazioni che mettono a rischio il raggiungimento dell’obiettivo definito nel rispetto dei vincoli definiti.

La disciplina del Project Management ha codificato approcci, prassi e strumenti per gestire cambiamenti di obiettivo e dei vincoli, permettendo al progetto di muoversi da un punto “solido”, cioè con confini definiti e stabili, ad un altro punto “solido”. Questo approccio, estremamente utile nel recente passato, rischia oggi di non essere più efficiente ed efficace in quanto è sempre più frequente la necessità di navigare in un contesto “liquido” che per sua natura non può darci riferimenti “solidi”. 

Il Project Management ha nel suo DNA la consapevolezza che i risultati si raggiungono attraverso una adeguata gestione dell’incertezza ma è necessario andare oltre, l’incertezza oggi si caratterizza in modo molto diverso rispetto al passato, ha connotati sempre più legati all’imprevedibilità più che ad una probabilità di accadimento. 

La modernità liquida ci impone una critica e innovativa re-interpretazione dei valori fondanti le metodologie di Project Management.

• L’approccio. 

Per navigare propriamente in un contesto liquido non bisogna mimare efficientemente un processo predefinito ma interpretare efficacemente il contesto e per farlo serve il corretto approccio mentale: serve conoscere i principi di base e il loro “perché”. 

• Obiettivo. 

Sempre di più il successo di un progetto oggi non si misura solo attraverso la sua capacità di produrre in modo efficiente un OUTPUT ma soprattutto nella sua capacità di essere efficace nel generare un OUTCOME positivo sul cliente e sulla organizzazione. Tutto questo deve riflettersi nella definizione dell’obiettivo di progetto.

• Gestione del rischio. 

La gestione del rischio non è più sufficiente a garantire l’efficiente ed efficace esecuzione di un progetto: serve la capacità di gestire l’imprevedibile, i progetti devono diventare resilienti

• Gestione del focus.

Il focus dei team di progetto non potrà più essere soltanto sul raggiungimento dell’obiettivo, ma dovrà espandersi e includere anche la capacità di leggere e interpretare il contesto, per intercettare ogni indicazione di cambiamento e valutare le modalità di adattamento. 

Permettetemi di chiudere condividendo una citazione che ha contribuito a stimolare le mie riflessioni:

“Ci sono tre tipi di uomini: i vivi, i morti e quelli che vanno per mare”

Aristotele

Io sono pronto a salpare, voi?

A presto e buon lavoro a tutti.

Andrea Benuzzi

FIDUCIA e Smart Working : fare il primo passo nella foresta

Un problema comune per le aziende di piccole o grandi dimensioni, è la comunicazione implicita. Costruire rapporti che si basino sulla fiducia, richiede un tipo di comunicazione esplicita, diretta. E questo è decisamente il primo cambiamento culturale da mettere in atto nell’affrontare un nuovo modo di lavorare.

Attivare una comunicazione trasparente tra le parti, responsabile e accogliente, produce un elevato livello di fiducia un eccellente livello di produttività e uno straordinario livello di benessere diffuso.

Il manager del futuro post Covid è colui che crea una coscienza comune. E’ colui che fa il primo passo nella foresta.

Andiamo per gradi.

Lo smart working attivato con maggiore frequenza che in passato, o colto come opportunità per chi non lo aveva mai sperimentato, ha evidenziato come lo strumento tecnologico ci metta di fronte a differenti situazioni:

# ci sei, ti vedo e posso controllare quello che fai, 

# non ti vedo, non so quello che fai e non posso controllarti.

In realtà il tema del controllo dell’attività di un proprio collaboratore è un problema mal posto. Neppure prima si controllava, o si controllava troppo nelle ore “notturne”, perchè comunque si era troppo presi dai numeri e dalla quantità di lavoro prodotto, a discapito della qualità.

Con il lavoro da remoto siamo catapultati di fronte alla realtà della relazione del leader con il team e tra i membri del team. Se non facciamo attenzione rischiamo di attribuire allo smart working una criticità che è invece insita nella cultura aziendale e nello stile di gestione dei team.

Dobbiamo staccarci dal concetto di potere e controllo e produrre una rivoluzione che per alcune realtà sarà solo un cambiamento inevitabile e morbido, per altre potrebbe essere una vera e propria trasformazione del lavoro.

Facciamo un esempio.

Il mio collaboratore non sono certo che abbia le conoscenze per risolvere un problema o per arrivare a raggiungere quel risultato che gli ho chiesto. E non sono certo che lo farà in tempo. Non sono certo che abbia capito il compito assegnato …

Oltre alla formazione, se necessaria, e alla comunicazione chiara delle aspettative e degli obiettivi, io devo aver fiducia.

 “Ho fiducia che anche se non conosci, risolvi. Mi fido del tuo potere e della relazione che abbiamo costruito in questi anni. Mi fido sia nell’errore che nel successo. Mi fido che chiederai aiuto se ti accorgi che non riesci a trovare una soluzione. Mi fido del tuo potenziale.”

La fiducia è una costruzione che si fa insieme. E’ un NOI. E’ un NOI in una sfida nuova per entrambi. Una sfida trasparente.

Creare progetti di senso dove le persone si sentono protagoniste vuol dire creare una relazione bidirezionale e la comunicazione deve essere una comunicazione coinvolgente e fiduciosa.

Come fai crescere il livello di fiducia nel tuo team per affrontare le sfide del lavoro da remoto?

Aver fede vuol dire affidarsi, fiducia che anche se non ti vedo tu stia lavorando per quello che abbiamo condiviso assieme, anche se non vedo quante ore sei collegato per lavorare. Abbiamo condiviso il senso, l’obiettivo, i sotto-obiettivi? 

E lavorare per obiettivi vuol dire :

Comunicare le aspettative

Dare e chiedere feed back

“Manutenere” le relazioni

Condividere il senso 

Costruire fiducia 

Le organizzazioni attraverso lo smart working devono produrre sostenibilità a 360° e benessere psicologico nel lavoro di team. La relazione è la prima cosa alla quale dobbiamo prestare attenzione.

Per questo tutte le App di nuova generazione che controllano i tempi di lavoro dei dipendenti, le pagine di navigazione che aprono, … manifestano, in chi le adotta, il fallimento delle relazioni in azienda. Il fallimento di un team.

La fiducia è una relazione, prima ancora di essere un raggiungimento di obiettivi, di performance e di adesione al progetto del leader. E’ dare senso a questo nuovo mondo del lavoro e a questo nuovo mondo delle persone.

Diciamo “dare e perdere” fiducia come se fosse un oggetto. Non è un oggetto e non è un’attitudine ingenua, femminile o da sciocchi.

E’ il potere delle relazioni e della comunità che affronta in modo resiliente ed esplicito i vuoti burocratici, l’innovazione, il buio delle risposte e costruisce il futuro passo dopo passo, prendendosi cura di tutto ciò che di nuovo nasce in una società fondata su business “sostenibili”. “LE AVVENTURE NON COMINCIANO FINCHE’ NON SI ENTRA NELLA FORESTA, E IL PRIMO PASSO E’ UN ATTO DI FEDE” MICKEY HART

FABRIZIA NERI – Coaching, Training & People Management – 

GOVERNANCE E R_INNOVAMENTO DIGITALE

Ogni organizzazione oggi più che mai necessita di un approccio strategico per la gestione efficiente dei processi e delle persone. Risulta quindi imprescindibile impostare in azienda un progetto di cambiamento che sia lungimirante, sostenibile ed inclusivo, per implementare un R-Innovamento Digitale ed una riduzione dei costi operativi.

CLAUDIA MIANI – Innovation & Management Advisor – ce ne parlerà nel suo intervento:

“LA DIGITAL R-INNOVATION: NUOVE FORME ALLE RELAZIONI DEL NEW NORMAL”

Scopri di più